Hoe te voorkomen dat u te veel inpakt (en te veel plant) voor uw project
Om een heel lang verhaal kort te maken, ging ik een klant in de Pilbara, West-Australië, een paar weken assisteren bij de voorbereiding van hun Turn Around, die in de tweede helft van juni zou plaatsvinden. Zij wilden een dummy run doen met de verschillende applicaties die hen werden geleverd. Ik vond het bijna zinloos er fysiek bij te zijn, omdat ik alles op afstand had kunnen doen. Had ik het mis?
Voorbereiding is altijd de moeite waard.
De voorbereiding van de reis was op het eerste gezicht vrij eenvoudig. Afgezien van de gebruikelijke kleding en toiletartikelen concentreerde ik me vooral op het inpakken van alles wat ik voor mijn mobiele kantoor nodig zou kunnen hebben. Dit alles deed ik uit mijn hoofd, en, niet verrassend, ik vergat een cruciaal stukje van de puzzel. Gelukkig pikte ik dit op tijdens de tussenstop in Perth, en de enige volle dag die ik had voordat ik naar het noorden vloog, was een zaterdag. Gelukkig vond ik het ontbrekende onderdeel ter plaatse en kon ik een show-stopper situatie voorkomen.
Natuurlijk, als ik in praktijk had gebracht wat ik preek, zou ik ruim van tevoren een checklist, of procedure, hebben opgesteld om ervoor te zorgen dat niets werd gemist. De voorbereiding van een Turn Around Project kan op dezelfde manier worden gepland lang voordat men begint met de voorbereiding van het project zelf. Procedures en checklists kunnen er dus toe bijdragen dat alles wat nodig is aan bod komt en niets wordt vergeten of over het hoofd wordt gezien.
Voor dit project besloot de klant wijselijk om het super eenvoudig te houden omdat dit de eerste Turn Around van de klant zou zijn met een nieuwe suite van software applicaties. Namelijk de planning van de vereiste activiteiten of taken en de levering van alle materialen die nodig zouden zijn voor een succesvol project.
Perfecte planning
In een ideale wereld zou een hoog percentage van de werkpakketten voor het project klaar zijn geweest om vanuit een archief naar het Turn Around-project te worden gekopieerd. Dit geeft de werkvoorbereiders een voorsprong, maar helaas was dat in dit geval geen optie, waardoor alles met de hand vanaf nul moest worden ingevoerd.
Idealiter worden de werkpakketten pas beoordeeld door de aannemer die het werk uitvoert als ze zo volledig mogelijk zijn. Maar helaas had ik begrepen dat de druk om een echt plan te produceren betekende dat veel van het project voortijdig naar het planningspakket werd geëxporteerd.
Toen de aannemers de werkpakketten meermaals herzagen en wijzigden, was het herwerk natuurlijk niet gering. Zo werd de toch al stressvolle omgeving nog verder onder druk gezet.
Ongeacht de staat van deze specifieke Turn Around is een gedetailleerde evaluatiefase een must zodra het project is afgerond. Dingen die goed gingen moeten worden bewaard en klaar zijn voor de volgende Turn Around. Waar het echter niet goed ging, is onmiddellijk na de voltooiing van de projectuitvoering het moment om deze problemen aan te pakken en vast te stellen hoe het fout ging en wat te doen om dezelfde valkuilen de volgende keer te vermijden.
Ontbrekende materialen
U kunt een perfect plan hebben, maar als de voor het plan benodigde materialen nog niet op de juiste wijze zijn voorzien, dan betekent uw perfecte plan niets.
Het menselijke element
Binnen deze context, aangezien eerdere Turn Arounds allemaal relatief succesvol zijn afgerond, zij het enigszins laat en/of boven het budget, is het de menselijke natuur om zich te verzetten tegen veranderingen die bedoeld zijn om dingen te verbeteren. Verbeteringen zijn een iteratief proces, gevoed door successen en vooral mislukkingen. Maar mensen houden niet van verandering, ook al zullen de verbeteringen de toekomstige stress en druk verminderen.
We hebben allemaal de neiging om onze toekomstige zelf als iemand anders te zien en zijn er tevreden mee om in onze comfortzone te blijven. De toekomst is het probleem van iemand anders; "Ik ben tevreden met hoe het nu is" is een typische houding. We slaan alleen maar onnodige stress en druk op voor onszelf in de toekomst. De tijd om nuttige veranderingen aan te pakken is altijd nu, niet morgen of overmorgen.
Om het zeer reële probleem van weerstand tegen verandering te overwinnen, is het van vitaal belang mensen ervan te overtuigen dat een extra inspanning en tijdsinvestering die nu wordt gedaan, zich vele malen zal terugbetalen voor hen persoonlijk voor alle toekomstige projecten waarbij zij betrokken zullen zijn. Door een cultuur van schuldloze evaluatie na elk project aan te moedigen, bevorderen wij een gevoel van eigenaarschap dat de betrokkenen op natuurlijke wijze beloont met de voldoening van een goed uitgevoerde taak.
De meeste mensen werken eigenlijk niet graag, wat ze ook zeggen. Het is waar dat elke baan lonende dagen kan hebben, maar stressvolle en saaie dagen zijn nooit ver weg. Maar in de moderne maatschappij moeten we werken om in die maatschappij te kunnen functioneren. Dus waarom zou je je werk niet zo aangenaam mogelijk maken? Je moet het toch doen.
Laatste gedachten
Wat de reis het meest interessant maakte, was de manier waarop de projectvoorbereiding werd aangepakt. Ik noem het graag de Beneluxmethode, die in de afgelopen 25+ jaar is ontwikkeld, waarbij alle vitale disciplines in één gecoördineerd systeem zijn samengebracht. Dit lijkt een wereldwijde impact te hebben, wat mij persoonlijk, die sinds het midden van de jaren negentig in deze sector werkt, enorm veel voldoening geeft.
Oh ja, en ik kreeg een deel van Australië te zien dat de meeste buitenlanders niet eens vaag kennen. Ik heb veel gezien en gedaan in de korte tijd dat ik er was, maar er is zoveel waar ik geen tijd voor had. Ik zou graag nog eens teruggaan.