Ik heb een zenuwinzinking: Maak me gek
Afgezien van het feit dat het het refrein is van het liedje van Led Zeppelin, zijn communicatieproblemen echt en hebben ze een grote invloed op het runnen van elk bedrijf. Elk bedrijf dat wat waard is, heeft systemen om de communicatiestoringen te beperken. Deze zijn allemaal goed en wel, maar ze vereisen dat de gebruikers zich houden aan specifieke beleidsregels of richtlijnen.
De meeste van mijn artikelen zijn geïnspireerd door ervaringen, vaak zeer recent. Vorige week zorgden onnodige misverstanden, zoals zo vaak, voor wat kleine wrijvingen. Laten we eens onderzoeken wat er regelmatig kan en zal gebeuren en hoe we de impact kunnen beperken als het misgaat, wat altijd het geval zal zijn.
Onthulling. Ik gebruik Generative AI tools om me te helpen bij het schrijven. Van contour suggesties tot onderwerpen of subtiliteiten, die ik nog moest bedenken.
Bekijk hier meer artikelen, posts en discussies over ondernemen, projectmanagement, Generatieve AI en Creatief Schrijven op Medium. Abonneer je op Medium als je dat nog niet hebt gedaan. Of volg me hier op Substack.
Het liedje blijft hetzelfde: Het belang van effectieve communicatie
Waarom is duidelijke en efficiënte communicatie binnen uw bedrijf belangrijker dan u denkt? Niemand hoeft te weten dat tijd geld betekent, maar onduidelijke communicatie betekent altijd tijdverlies en dan natuurlijk geld. Het effect van zelfs het kleinste, onbeduidende misverstand tussen collega's kan een sneeuwbaleffect hebben en verderop in de keten steeds meer vertragingen veroorzaken.
Consequent goede communicatiepraktijken verminderen stress op de werkplek omdat we weten dat we kunnen vertrouwen op gedeelde gegevens of informatie. Met deadlines die steeds dichterbij komen in de zakenwereld van vandaag, moeten we erop kunnen vertrouwen dat wat ons verteld wordt accuraat is.
We moeten er altijd zeker van zijn dat iedereen in het team op dezelfde golflengte zit. Misverstanden leiden in het beste geval tot verspilde moeite. Maar in het ergste geval zijn de gevolgen pas na enkele dagen, weken of maanden merkbaar. Elke vertraging in het identificeren van een probleem zal ernstigere gevolgen hebben naarmate het misverstand langer onontdekt blijft.
Duidelijk en beknopt taalgebruik is een sleutelelement in effectieve communicatie. Het elimineren van ingewikkelde taal en het vanaf het begin super simpel houden, vermindert de kans op verkeerde interpretaties.
Een typisch voorbeeld is een specificatie van eisen bedoeld voor alle belanghebbenden van het project. De sponsor tekent met dit document, maar het projectteam heeft een meer gedetailleerde set documenten nodig. Door de taal zo eenvoudig mogelijk te houden, verklein je de kans op misverstanden in deze kritieke fase.
Onthulling van de sleutel tot projectsucces: De kracht van eisen-analyse en klantspecificaties
Hartenbreker: Communicatiestoornissen herkennen
Wat zijn enkele veelvoorkomende oorzaken van communicatiestoringen? Nou, er zijn er veel, maar hier zijn een paar van de meest voorkomende:
- Ontevredenheid of desinteresse in iemands baan.
- Onvermogen om naar anderen te luisteren.
- Gebrek aan transparantie en vertrouwen.
- Verschillende communicatiestijlen.
- Conflicten op de werkplek.
Nummer één is mogelijk een van de meest ernstige oorzaken van communicatieproblemen. Gelukkig is het ook een van de gemakkelijkste om op te sporen en te verhelpen voordat het een probleem kan worden. Als managers hun kop niet in het zand steken, moet zelfs een redelijke manager dit aanpakken voordat het escaleert tot iets dat meer impact heeft.
De tweede oorzaak is misschien een veel te vaak voorkomend probleem. Mensen, die mensen zijn, hebben de neiging om te anticiperen en te interpreteren wat hen verteld wordt voordat de verteller een zin heeft afgemaakt. We nemen vaak aan dat we al begrijpen wat ons verteld wordt. Heb je ooit gehoord van de definitie van het woord 'veronderstellen'? Aannemen maakt een ASS van U en MIJ.
Een gebrek aan transparantie en vertrouwen is de derde veel voorkomende oorzaak. Veruit het ernstigste probleem op de lijst is vooral het gebrek aan vertrouwen. Als dit bij jou of je organisatie het geval is, kun je beter stoppen met het lezen van dit artikel over falende communicatie en eerst dit probleem aanpakken. Goede communicatie heeft het gebouw al verlaten als je je collega's niet kunt vertrouwen.
Het vierde punt op de lijst, verschillende communicatiestijlen, hangt nauw samen met het tweede punt. Mensen drukken zich verschillend uit, maar als je niet actief luistert, gaat de kans dat je elkaar verkeerd begrijpt door het dak.
Het laatste punt had nooit zover mogen escaleren dat de conflictpartijen niet meer beschaafd met elkaar konden praten. Conflicten op de werkvloer zijn dom en verspilling van energie; we hoeven onze collega's niet aardig te vinden om professioneel te kunnen samenwerken.
Verbijsterd en verward: Invloed op organisaties
We hebben systemen nodig om de communicatie tussen individuen, afdelingen en organisaties te verbeteren. Deze systemen zijn tegenwoordig voornamelijk gebaseerd op softwaretoepassingen, van aangepaste ERP-toepassingen tot eenvoudige e-mail. Welke software we ook gebruiken, we hebben altijd gebruikersrichtlijnen nodig.
Zo is e-mailmoeheid vandaag de dag net zo'n reëel probleem als het al jaren is. We introduceren regels om het volume van e-mails in onze inboxen te verminderen. We kiezen bijvoorbeeld nooit Reply All tenzij we zeker weten dat alle ontvangers moeten deelnemen aan de discussie. Maar er zullen altijd mensen zijn die standaard Reply All kiezen, bewust of onbewust. Veel ontvangers zullen de e-mail automatisch verwijderen. Ik weet zeker dat velen van jullie wel eens per ongeluk een belangrijke e-mail hebben verwijderd.
Maatsoftware kan en wordt vaak misbruikt door mensen omdat het menselijk is om snelkoppelingen te zoeken of te bedenken. In een ERP-systeem wordt het bijvoorbeeld genegeerd tenzij een veld verplicht is, hoewel het noodzakelijk kan zijn voor de organisatie. Als het verplicht is, weerhoudt niets mensen ervan om snel een of twee betekenisloze tekens in te voeren. Dit omzeilt opnieuw de betekenis, wat leidt tot een vergelijkbaar tekort aan essentiële gegevens.
Mensen zijn inventief en willen uiteindelijk verder met hun werk. Als ze een kortere weg kunnen vinden om zich op hun eigen 'dingen' te concentreren, zullen ze die nemen. Dus wat kunnen we doen om deze situaties te voorkomen?
Wat is en wat nooit mag zijn: strategieën voor verbetering
Wat kunnen we doen om de kwaliteit van onze communicatie te verbeteren?
We moeten de richtlijnen zo eenvoudig mogelijk houden; hoe minder regels werknemers hoeven na te leven, hoe kleiner de kans dat ze een fout maken of ze negeren. Complexiteit leidt tot fouten en omissies, dus we moeten altijd proberen om het Super Simpel te houden (de beleefde versie).
Wees respectvol met e-mail; we doen het toch allemaal? We hebben het druk als er een e-mail in onze inbox binnenkomt die een snelle reactie vereist; we drukken op 'Alles beantwoorden' en beantwoorden de mail. Nooit kijken we eens naar de enorme CC-lijst die is opgebouwd in een langlopende e-mail thread. Waarschijnlijk is het voor de meeste ontvangers gewoon een andere vorm van SPAM e-mail, die waarschijnlijk snel wordt verwijderd en vergeten. Denk even na: wie wil weten wat ik te zeggen heb?
Actief luisteren is een grotere uitdaging dan het klinkt; te veel van ons gaan ervan uit dat we al weten wat de spreker gaat zeggen, en dan schakelen we effectief uit. Om deze slechte gewoonte te verhelpen, moeten we allemaal leren actief te luisteren.
- Wees aandachtig. Luister aandachtig en onderbreek niet onnodig.
- Stel open vragen.
- Stel indringende vragen.
- Vraag om verduidelijking als dat nodig is.
Actief luisteren kan veel bijdragen aan het oplossen van communicatieproblemen, conflicten en persoonlijkheidsconflicten.
Breng het naar huis
Waarom deze week op Led Zeppelin geïnspireerde kopteksten? Ik wilde schrijven over communicatie en de gevolgen van een communicatiestoornis. Het nummer "Communication Breakdown" kwam in mijn hoofd op, dus ik dacht, waarom niet een beetje plezier maken?
Ik heb geen idee hoe vaak ik elke week wrijving zie of heb gekregen door slechte communicatie. Het trieste is dat het enige wat je nodig hebt mindfulness is en een vastberadenheid om je werk zo professioneel mogelijk te doen.
Hoe dan ook, mini-tirade voorbij. Ik wens jullie allemaal een succesvolle en communicatieve week. En vergeet nooit; laat je niet verpletteren door de klootzakken. 😎
Bekijk hier meer artikelen, posts en discussies over zaken, projectmanagement, de menselijke natuur, Generatieve AI en Creatief Schrijven op Medium. Abonneer je op Medium als je dat nog niet hebt gedaan. Of volg me hier op Substack. De KodifyIT Substack nieuwsbrief is een door lezers ondersteunde publicatie. Als je nieuwe berichten wilt ontvangen en mijn werk wilt steunen, overweeg dan om je gratis of betaald te abonneren. Ik waardeer de steun; je zult er geen spijt van krijgen. 👍
Ik bied mijn lezers mijn verontschuldigingen aan voor sommige spellingen die volgens u onjuist zijn. Ik ben geboren en getogen in het Verenigd Koninkrijk, en dit is de spelling waar ik me prettig bij voel(Grammarly is er in ieder geval blij mee).