Schakelen, schakelen, herhalen: de cognitieve kosten van multitasken

Hoe vaak van taak wisselen onze hersenen beïnvloedt

Hoeveel van jullie zijn ervan overtuigd en trots dat ze efficiënt kunnen multitasken? Je kunt multitasken met gemak aan, althans dat denk je. Maar de waarheid is dat telkens als je van taak wisselt, je wat tijd nodig hebt om jezelf opnieuw te leren kennen en weer in de zone te komen. Deze vertraging heeft altijd invloed op je productiviteit, of je je dat nu realiseert of niet. Zoals we zullen zien, bestaat er over het algemeen niet zoiets als multitasken; in werkelijkheid switchen we van taak en betalen we de productiviteitsprijs, de zogenaamde cognitieve switchboete.

Onthulling. Ik gebruik Generative AI tools om me te helpen bij het schrijven. Van contour suggesties tot onderwerpen of subtiliteiten, die ik nog moest bedenken.

Bekijk hier meer artikelen, posts en discussies over ondernemen, projectmanagement, Generatieve AI en Creatief Schrijven op Medium. Abonneer je op Medium als je dat nog niet hebt gedaan. Of volg me hier op Substack.

De mythe van multitasking

Doe dit regelmatig tijdens een gemiddelde werkdag en deze verloren tijd begint op te lopen. Stel dat je bijvoorbeeld druk bezig bent met het schrijven van een document en dan in een supportgesprek moet springen. Binnen een paar minuten komt er een collega met een 'vraagje'. Voor je het weet, ben je tien minuten kwijt aan het beantwoorden van het supportgesprek, nog eens tien aan het helpen van je collega en ten slotte kost het je nog eens tien minuten om je gedachten weer bij het document te krijgen.

Als dit twee keer per dag gebeurt, gaat er tot een uur verloren aan minder belangrijk en werk met lage prioriteit. Dat is 12,5% van je werkdag. Geen wonder dat je productiviteit eronder lijdt, en dit is een optimistische schatting. In het volgende gedeelte belichten we verschillende onderzoeken en artikelen die de nadelige invloed op de productiviteit beschrijven.

Het artikel van deze week gaat in op deze problemen, technieken om de effecten te verlichten en de praktische aspecten van het toepassen van deze technieken, die sterk afhankelijk zijn van specifieke werksituaties.

Inzicht in cognitieve switchboete

Hier zijn verschillende links die het concept van cognitieve switch penalty onderzoeken, vooral gericht op het bijbehorende productiviteitsverlies. Voor elke link heb ik een korte samenvatting opgenomen:

1. Psychology Today: The True Cost of Multi-Tasking
   Wijst op een potentieel verlies tot 40% van de productiviteit veroorzaakt door het switchen tussen taken, vaak verkeerd gelabeld als multitasking. Het onderzoek toont ook aan dat het wisselen tussen taken kan leiden tot meer fouten en langer kan duren dan wanneer je je op één taak tegelijk concentreert. Hoe complexer de taak, hoe groter deze straf. Hoewel elke switch misschien onbeduidend lijkt, kan het cumulatieve effect over een dag aanzienlijk zijn.
2. Able.ac: Switch Cost Effect en The Independent: University of Michigan Study
   Volgens psycholoog David Meyer kan schakelen tussen taken tot wel 40% van de productieve tijd kosten. Dit effect gaat niet alleen over verloren tijd, maar vermindert ook de kwaliteit van het werk, tast het vasthouden van geheugen aan, belemmert de flow en leidt tot beslissingsmoeheid. Er wordt opgemerkt dat elke keer dat iemand van taak verandert, hij meer dan 20 minuten concentratie verliest.
   Een andere mythe is dat jongere mensen gemakkelijker en efficiënter van taak kunnen veranderen dan oudere mensen. Onderzoekers van de Universiteit van Michigan voerden echter ook experimenten uit met jongvolwassenen die wisselden tussen verschillende taken. Ze stelden aanzienlijke tijdskosten vast die gepaard gaan met het wisselen van taak, vooral bij complexe taken. Hoewel deze kosten individueel klein zijn, tellen ze aanzienlijk op voor mensen die vaak van taak wisselen, wat tot de conclusie leidt dat multitasking de algehele efficiëntie belemmert.
3. Stanford University: Zware multitaskers hebben verminderd geheugen
   Een tien jaar durend onderzoek onder leiding van Stanford psychologie professor Anthony Wagner onthult dat zware media multitaskers, die zich vaak bezighouden met meerdere mediatypen tegelijk, verminderde geheugenprestaties laten zien. Het onderzoek, dat werd uitgevoerd in samenwerking met neurowetenschapper Melina Uncapher, maakte gebruik van verschillende methoden om het geheugen en de aandacht te beoordelen en toonde aan dat zware multitaskers significant slechter presteren in taken met betrekking tot het werkgeheugen en volgehouden aandacht. Wagner benadrukt dat voorzichtigheid geboden is bij het trekken van definitieve conclusies over oorzaak en gevolg, maar stelt voor om bedachtzaam te zijn op de mogelijke invloed van veelvuldig multitasken op cognitieve functies. Deze studie richtte zich specifiek op multitasking, maar de effecten zijn algemeen van aard.

Deze onderzoeken onderstrepen de significante impact van cognitief switchen op de productiviteit en wijzen op de tijd die verloren gaat en de kwaliteit die in het gedrang komt door het veelvuldig switchen van taak. Van taak veranderen is echter niet altijd negatief; als we bijvoorbeeld vastzitten met een moeilijk probleem en een pauze nemen om iets anders te doen, geven we ons onderbewustzijn de tijd om het probleem op te lossen.

Een Eureka-moment nodig? Maak een wandeling!

De persoonlijke kosten van voortdurend schakelen

Vaak van taak wisselen heeft niet alleen invloed op de productiviteit, maar kan ook een mentale en emotionele tol eisen door te leiden tot meer stress, angst en het gevoel overweldigd te worden. Na verloop van tijd kan de gewoonte om voortdurend van taak te veranderen ook in verband worden gebracht met het afbrokkelen van het vermogen om zich langere tijd op één taak te concentreren.

Uit het onderzoek van Mark, Gudith en Klocke bleek dat onderbroken werk sneller gedaan kan worden, maar ten koste kan gaan van de geestelijke gezondheid. Na slechts 20 minuten onderbroken werk rapporteerden deelnemers significant meer stress, frustratie, werkdruk, inspanning en druk.

Waarom multitasken meer kwaad dan goed doet: legt uit dat multitasken minder efficiënt is dan focussen op één taak tegelijk. Het verstoort verschillende hersennetwerken, wat leidt tot tragere verwerking en meer fouten. Multitasken kan invloed hebben op zowel het werkgeheugen als het langetermijngeheugen. Daarentegen kan multitasken in bepaalde contexten gunstig lijken, zoals lopen terwijl je nadenkt, om de creativiteit te verbeteren; in de meeste gevallen vermindert het de taakprestaties en kan het zelfs gevaarlijk zijn, zoals sms'en tijdens het autorijden.

Deze impliceren een negatieve invloed van het vaak wisselen van taak op het mentale welzijn, waaronder verhoogde stress, verminderde focus en geheugenproblemen. Niets is echter onomstotelijk bewezen, maar uit onze eigen ervaringen kunnen we zeggen dat de conclusies waar zijn. Naar mijn mening is het het beste om een open geest te houden.

Hoe de boete minimaliseren

Door pijnlijke ervaringen heb ik geleerd om mijn best te doen om me altijd op één taak te concentreren. Zelfdiscipline en tijd blokkeren lijken voor mijn situatie het meest effectief.

De eerste 30 minuten van de dag bekijk ik mijn inbox en wijs ik de verschillende items toe aan een specifiek tijdstip in mijn agenda. Vervolgens bekijk ik de prioriteiten van de dag en zorg ik ervoor dat ze zijn toegewezen aan een geschikt tijdsblok. Pas dan begin ik met de taak met de hoogste prioriteit en concentreer me daarop totdat die is voltooid of het tijdsblok is uitgeput. Dit is elke dag het plan, maar natuurlijk speelt de realiteit een rol en kunnen dingen heel snel veranderen.

De methode lijkt voor de hand liggend, maar zoals we allemaal weten, is het maar al te gemakkelijk om in een situatie terecht te komen waarin je, ook al ben je de hele dag bezig geweest. Geen enkele taak is voltooid. Dit is de situatie waarin zelfdiscipline een belangrijke rol speelt.

Meer in het algemeen: gebruik je hoofd en laat je niet onder druk zetten door dagen waarin je eigenlijk niets doet. Dit leidt alleen maar tot een stressvolle dag en vaak tot een slapeloze nacht. Gebruik de 80/20 regel om je te concentreren op de taken die er het meest toe doen. Behandel je e-mails en andere administratieve zaken in batches. Gebruik een tijdsblok om jezelf toe te staan je volledig te concentreren op de meest uitdagende taken, één voor één. We hebben allemaal een agenda, dus gebruik die om elke dag te micromanagen.

En als we onderbroken moeten worden, laat je je huidige taak achter in een staat waarin je de workflow sneller kunt oppakken wanneer je de tijd hebt om ernaar terug te keren. Als je dagelijks een uur of zo inplant voor 'andere taken', geef je jezelf een buffer, lege plekken, om het onvoorziene op te vangen terwijl je nog steeds voldoende tijd hebt om je belangrijkste werk af te maken.

Erken en accepteer dat multitasken niet werkt. Onze hersenen zijn zo ingesteld dat we het beste werken als we ons op één ding tegelijk kunnen concentreren.

Laatste gedachten

De belangrijkste les uit het artikel van deze week is het potentiële (waarschijnlijke?) negatieve effect van proberen te multitasken. Deze mythe kan alleen maar resulteren in een mogelijk aanzienlijke vermindering van je productiviteit. Dit gevoel van onderpresteren heeft vervolgens invloed op je stressniveaus, verhoogt de vermoeidheid en vermoordt je motivatie.

Time-out van het werk moet precies zijn zoals het label beschrijft: time-out. Je vrije tijd is net zo belangrijk als je werktijd. Als je aan het einde van een week uitgeput aankomt en het hele weekend nodig hebt om te herstellen, om de week daarna weer opnieuw te beginnen, kun je onmogelijk verwachten dat je op je best presteert.

Zorg dus goed voor jezelf. Gebruik de eenvoudige hulpmiddelen die beschikbaar zijn en wees gedisciplineerd met je planning, dat kan jou en je werk alleen maar ten goede komen. Wat is anders het nut?

---

KodifyIT B.V. is een adviesbureau dat zich richt op bedrijven die te maken hebben gehad met een mislukt project of die zich bewust zijn van de mogelijke valkuilen en zoveel mogelijk risico's willen beperken tijdens het ontwikkelen van de eisen van een project. Wij streven ernaar problemen te voorkomen voordat ze tijd en geld kosten.

Ik bied mijn lezers mijn verontschuldigingen aan voor sommige spellingen die volgens u onjuist zijn. Ik ben geboren en getogen in het Verenigd Koninkrijk, en dit is de spelling waar ik me prettig bij voel(Grammarly is er in ieder geval blij mee).